Was sind die besten virtuelle Event Ideen?

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Den Begriff „digitale Veranstaltung“ verbinden viele Menschen mit langweiligen Webinaren und kräftezehrenden Video-Konferenzen. In Wirklichkeit gibt es noch viele weitere, spannendere Varianten von virtuellen Events. Im folgenden Beitrag stellen wir die unterschiedlichen Formen vor und erläutern, welchem Ziel sie dienen. Zudem stellen wir einen Leitfaden zur Verfügung, mit dem die Suche nach der passenden digitalen Veranstaltung zum Kinderspiel wird.

Definition von virtuellen Events

Veranstaltungen sind ein fester Bestandteil des beruflichen Alltags und ein wichtiger Erfolgsfaktor für Unternehmen. Es gibt unterschiedliche Arten mit variierendem Umfang. Traditionell finden die Events an einem vorher festgelegten Ort – zum Beispiel in den Geschäftsräumen des Unternehmens oder in einem gebuchten Raum eines externen Anbieters – statt. Neben stationären Veranstaltungen gewinnen virtuelle Events zunehmend an Bedeutung. Bei ihnen versammeln sich die Teilnehmer mithilfe von Software in einem digitalen Raum, ohne sich persönlich gegenüberzustehen.

Was ist das Ziel von digitalen Veranstaltungen?

In Bezug auf den Zweck unterscheiden sich stationäre und virtuelle Events nicht. Bei beiden Varianten steht die Übermittlung einer Botschaft im Fokus, die das veranstaltende Unternehmen einem bestimmten Personenkreis mitteilen möchte. Die genaue Zielsetzung hängt von der Art des Events, der Vision des Unternehmens sowie den Persönlichkeiten der Teilnehmer ab. Eine digitale Teambuilding-Maßnahme dient hauptsächlich der Stärkung des Zusammenhalts in der Arbeitsgruppe, während bei virtuellen Event Ideen für Kunden die Verbesserung der Außenwirkung im Vordergrund steht.

Warum sind virtuelle Kunden-, Mitarbeiter- oder Firmenevents beliebt?

Digitale Events haben in den vergangenen Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen. Diese Entwicklung ist branchenübergreifend zu beobachten und zeigt sich in Unternehmen unterschiedlicher Größe. Die Pandemie und die damit einhergehenden Zugangsbeschränkungen beflügelten die Nachfrage zusätzlich. Weitere Gründe sind:

Unkomplizierte Planung

Im Gegensatz zu stationären Events unterliegen virtuelle Veranstaltungen keiner umfangreichen Planung. Es entfällt die Reservierung einer geeigneten Räumlichkeit, die Organisation der Anreise sowie die Sicherstellung der Verpflegung. Sofern die technische Funktionalität gewährleistet ist, kann das Event ortsunabhängig durchgeführt werden.

Flexible Durchführung

Virtuelle Veranstaltungen bestechen durch eine große Bandbreite an unterschiedlichen Gestaltungsmöglichkeiten. Der Ablauf, die Teilnehmeranzahl und die Inhalte können bei Bedarf jederzeit angepasst werden. Ein Grad an Flexibilität, das bei traditionellen Events an einem festen Ort aus organisatorischen Gründen nicht gegeben ist.

Hoher technologischer Stand

Unsere modernen Zeiten sind geprägt von hoch entwickelten Systemen, die miteinander vernetzt sind. Durch diesen einfachen Zugang zu moderner Technik ist den Menschen die Kommunikation über virtuelle Kanäle nicht mehr fremd. Fast jeder ist mit Live-Streaming und Video-Konferenzen sowie mit den einschlägigen Plattformen – wie Skype, Google Meet und Zoom – vertraut. Die Akzeptanz für virtuelle Event Ideen ist entsprechend hoch.

Umweltfreundliche Alternative

Unternehmen versuchen vermehrt, ihre Prozesse, Abläufe und Strategien nachhaltig zu gestalten. Diese Maßnahmen umfassen auch die Minimierung des CO2-Ausstoßes, den die Wertschöpfungskette verursacht. Durch virtuelle Event Ideen entfällt die umweltschädliche Anreise der Kollegen, Kunden oder Geschäftspartner, die bei stationären Events erforderlich ist.

Die Formen digitaler Veranstaltungen

Virtuelle Events sind facettenreich und eignen sich für unterschiedliche Zwecke. Als Mitarbeiter-, Jubiläums- oder Firmenevent dienen sie hauptsächlich der Unterhaltung. Unternehmen buchen einen Online-Kochkurs, einen Comedy-Abend per Live-Stream oder eine digitale Zaubershow, um ihre Belegschaft zu belohnen. In diesem Falle steht das Event für Wertschätzung, Dankbarkeit und Anerkennung. Das Erleben einer schönen, gemeinsamen Zeit steht hierbei im Vordergrund.

Als Teambuilding-Maßnahme dienen sie der Stärkung des Wir-Gefühls in einer Arbeitsgruppe. Neben dem Spaßfaktor geht es hier – je nach Entwicklungsphase und Ziel des Teams – um die Verbesserung des Arbeitsklimas, die Überwindung von Differenzen sowie den Aufbau von Vertrauen. Der Führungskraft dient ein virtuelles Teambuilding-Event die Möglichkeit, das Verhalten, die Dynamik und das Konfliktpotenzial des ihm unterstellten Teams in lockerer Atmosphäre zu analysieren.

Digitale Veranstaltungen für Kunden und Geschäftspartner dienen der Sicherung der Reputation, der Vorstellung eines neuen Produkts oder der Stärkung der Arbeitgebermarke. Für das Unternehmen sind diese virtuellen Events eine Form von PR, sodass auch oft Vertreter der Presse teilnehmen. Die Ziele umfassen unter anderem die Neukundenakquise, die Pflege des Kontakts zu Bestandskunden und langjährigen Lieferanten sowie die indirekte Ansprache qualifizierter Nachwuchstalente.

Checkliste für die Suche nach der passenden digitalen Veranstaltung

Ausgangspunkt für die Wahl des passenden Events sind die individuellen Ziele, Motive und Besonderheiten des Unternehmens. Die große Auswahl an möglichen Anbietern und Inhalten erschwert die Entscheidung zusätzlich. Folgende Leitfragen erleichtern die Eingrenzung der Optionen:

  1. Was ist der Anlass für die Veranstaltung?
  2. Welcher Ist-Zustand soll verändert beziehungsweise welcher Soll-Zustand erreicht werden?
  3. Wer soll an der digitalen Veranstaltung teilnehmen?
  4. Soll das virtuelle Event alleine oder als Rahmenprogramm zur Auflockerung eines Seminars, eines Coachings oder einer Rede präsentiert werden?
  5. Welches Gefühl (Spannung, Freude, Neugier etc.) soll das Event bei den Teilnehmern auslösen und welche Emotionen (Wertschätzung, Begeisterung, Motivation etc.) sollen nachhallen?

Planung, Durchführung und Analyse

Virtuelle Events basieren auf moderner Technik. Vorab gilt es, die Teilnehmer mit den notwendigen Hilfsmitteln auszustatten und ihnen gegebenenfalls die Funktionsweise zu erklären. Die verantwortliche Führungskraft sollte während der Vorbereitung und Durchführung mit gutem Beispiel vorangehen, um die teilnehmenden Personen für das Event zu begeistern.

Nicht zuletzt sollte die Erfolgsrate der Veranstaltung im Nachhinein ausgewertet werden, sofern es sich um einen erfolgsorientierten Anlass – wie eine Erhöhung der abteilungsinternen Produktivität durch eine virtuelle Teambuilding-Maßnahme – handelt. Dies ermöglicht die Identifizierung von Entwicklungspotenzialen für kommende Events.

Was charakterisiert einen professionellen Anbieter von virtuellen Events?

Eine allgemeingültige Formel für die perfekte Veranstaltung gibt es nicht. Eine virtuelle Event Idee gilt vielmehr dann als ideal, wenn sie mit den individuellen Besonderheiten – wie der Größe, den Zielen und der Philosophie – des Unternehmens im Einklang steht. In der Praxis haben sich die folgenden Charakteristika als Anforderungen an die Anbieter von digitalen Events etabliert:

  • Professionelle Kenntnisse auf dem jeweiligen Gebiet
  • Umfangreiche und erprobte Erfahrung mit virtuellen Events
  • Gewissenhafte Beratung und Erstellung eines maßgeschneiderten Angebots
  • Transparente Preisgestaltung und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
  • Flexibilität bei kurzfristigen Änderungswünschen
  • Zeitgemäße audiovisuelle Ausstattung und ausgeprägtes Wissen über relevante Software

Es gilt: je mehr dieser Punkte der Veranstalter erfüllt, desto seriöser ist er. Als Warnzeichen gelten eine pauschale Preisliste, ein oberflächliches Beratungsgespräch und die Verweigerung eines personalisierten Angebots. All dies sind Hinweise auf ein unspezifisches, standardisiertes Event nach dem One-fits-all-Prinzip.

Virtuelle Events sind gekommen, um zu bleiben

Egal, ob Firmenfeier, Mitarbeiterevent oder Teambuilding-Maßnahme – heutzutage gibt es passende virtuelle Event Ideen für jede Veranstaltungsform. Ihr rasanter Siegeszug basiert nicht ausschließlich auf den Zugangsbeschränkungen der Pandemie. Unternehmen schätzen vor allem den geringen Organisations-, Kosten- und Zeitaufwand, den diese Form des Events mit sich bringt.

Die strategische Abarbeitung einer Checkliste erleichtert die Auswahl. Potenzielle Anbieter von virtuellen Events sollten das notwendige Know-How mitbringen, über moderne Technik zur Video- und Audioübertragung verfügen sowie ein individuelles Konzept erstellen. Fest steht, dass digitale Veranstaltungen mehr sind, als ein kurzweiliger Trend. Sie sind eine moderne, zukunftsorientierte Alternative zu traditionellen Events und eine unverzichtbare Stütze für die Arbeitsorganisation der Unternehmen.

Noch Fragen?

Lass uns miteinander sprechen und herausfinden, wie wir dein Event zu einem unvergesslichen Erlebnis machen können!